転職内定後の辞退は可能？断り方の方法や伝え方・辞退理由は？

2022 12/29

2022年12月29日

転職を希望する数社での面接も無事終わり、複数の内定を貰えた場合、次にしなければならないことは、一社に絞ることですよね。せっかく内定を出していただいたのに、内定が決まったあとの辞退は許可してもらえるのかどうかや、どのような断り方をしたら無難なのだろうかといった問題で悩んでしまう方も多いと思います。

今回は、そんな方が少しでも気を揉まずに済むように、内定通知を貰ったあとの辞退は可能なのかや、より企業側に伝わりやすい辞退理由や伝え方についてご紹介していきたいと思います。

内定通知後の転職を辞退することはできる？

内定通知を貰った後に辞退の意思を示すことは可能です。内定の連絡が来ると同時に、内定承諾書を提出するよう求められますが、これには法的拘束力はありません。さらに民法627条では、内定通知後の辞退は、内定の通知がされてから2週間以内なら可能であると定められています。

しかし、企業側に内定承諾書を提出することで、企業側は採用活動を停止したり、入職の意思があるとみなして準備を開始したりするため、内定承諾書を受諾した後に内定を辞退したいという意思を伝えると、企業側に多大な迷惑をかけてしまうことにもなりかねません。

そのため、内定辞退の気持ちが確かな場合は、なるべく早くその旨を伝えるべきですし、入社するか否かの意思が固まっていない場合、もしくは他社の選考結果などを踏まえた上で決めたい場合などは、内定受諾の回答の延長を先方にお願いしてみる方法もあります。

内定後の辞退をうまく伝える方法は？

内定を貰ったけれども辞退したい場合は、必ず最低限のマナーを守る必要があります。では、一体どのような基本的なマナーを踏まえた上で転職を辞退する旨を申し出たらいいのでしょう？ポイントを押さえながら説明していきます。
『【内定承諾後辞退は可能？】転職活動の内定辞退について解説！』でも、内定承諾後の辞退について解説しています。こちらもチェックしてみてください。

企業側にどうしても辞退したいと伝える場合、以下の点に注意する必要があります。

①企業側に伝える期限

②ベストな時間帯

③適切な連絡方法

それでは、各項目について簡単に解説していきます。

①企業側に伝える期限

一般的なマナーとしては、内定の連絡が来た後2～3日、最長で1週間以内には一度連絡を企業側に入れ、意思を伝えるべきだと言われています。もし、辞退の意思が内定の連絡を貰った時点で固まっているのなら、内定通知の連絡はありがたく受け止めた上で、改めてこちらから早急に電話をかけなおしましょう。そして、辞退の気持ちを伝えるようにしてください。

もし、他の企業の面接結果を待っている状態だとしても、どんなに長くても1週間以内には回答すべきですが、それ以上に返答に時間がかかりそうな場合は、期限の延長をお願いすることもできます。しかし、延長を伝えた時点で、内定を取り消されてしまう可能性も大いにあるので、よく考えた上で対処するようにしましょう。

転職試験は受けたけれども、受けた時点で既にその企業に入社する気持ちが無くなってしまった場合は、内定通知を貰う前に、迅速に辞退を希望していることを企業側に伝えることは、とても重要なマナーの１つです。

②ベストな時間帯

内定辞退の連絡は、必ず企業側の営業日の就業時間内にするのがマナーです。もし辞退の意思が就業時間外や休日に固まった場合、次の営業日の始業時間に連絡するのが最も早い連絡時間となります。

最短で辞退を決めた旨を連絡をすることは大切ですが、時間という最低限のマナーも十分守るようにしてください。

③適切な連絡方法

企業側に内定を辞退したい意思を示す場合、電話で伝える方法が一般的です。もちろんメールでの連絡も問題はありませんが、内定承諾書を企業側に提出する前の辞退の場合のみ、この方法で行うようにしてください。

どのような場合でも使える最善の方法は、まず直接企業に出向いたり、電話をかけたりすることです。内定辞退の申し訳ない気持ちを先方に伝えておき、併せてメールを送っておく方法が無難といえるでしょう。

電話という方法だけで、辞退する意思を伝えた場合、後々「聞いていない」なんていうトラブルに発展しかねません。万が一そのような事が起こっても、メールを送っておくことで、送信した日時も送信先も明確になり、いつ辞退の意思を伝えたかということを証明する一助になり、要らないトラブルを回避するために、とても有効です。

また、直接企業に伺って内定辞退の気持ちを伝えようと思っている場合は、あらかじめ事前にアポをしっかりとっておく必要があります。いずれにしても、採用選考で企業側に様々な負担をかけたことを配慮し、お詫びの言葉を必ず入れる事が大切です。

転職での内定後のベストな辞退理由は？

せっかく内定を貰ったけれども、辞退しようという意思が固まり、いざ先方にそのことを伝える段階になると、どのような言葉や表現で理由を説明すれば良いのかという問題が出てくると思います。

辞退を企業側に伝える場合、どのような点に注意しながら自分の意思を明確に伝えればよいのでしょう？

内定を辞退したいと伝える時の大切なポイント

形式的な言葉で、辞退する理由を基本的に伝えて特に問題はありませんが、詳しい事情を聞かれた場合は、答えられる範囲で相手の気持ちを汲んだ言葉遣いを心掛けながら応じる必要があります。

万が一踏み込んで、答えにくい内容を聞かれてしまった場合は、「申し訳ありませんが、お答えしかねます」と、はっきり伝えて何ら問題ありません。ただし、個人レベルでの都合や企業への不満・批判などを伝える事は控えるようにしてください。

それでは、相手に伝えるときにどのような言葉を使うのが相応しいのでしょう？

・一身上の都合で

・諸事情により

・御社はとても魅力的だったのですが

・かなり検討した結果

などの、言葉を添えると、相手にも真摯さが伝わり、不愉快な気持ちにさせることなく、理解してもらいやすくなります。

他にも、当たり障りのない踏み込んだ理由としては、

・他社での内定が既に決まってしまったため

・入社日がスケジュールの都合上、調整できなかったため

・在職中の会社で引き止められたため

といった言葉を用いるのが無難です。「他社」という言葉を用いても良いですが、詳しい社名の提示は控えましょう。

また、イレギュラーな場合の例としては、家庭の事情でやむを得ず辞退せざるを得ないような事情があり、このような場合は、必ず事情を説明してお詫びすることを前提とし、「機会があれば再度選考して貰いたい」という前向きな熱意や姿勢を見せておくことが必要です。その結果、次のチャンスが生まれ、次回同じ企業に応募することも可能になります。

面接時に志望の度合いを聞かれた場合、「御社が第一志望です」と勢いあまって答えてしまったときには、一体何と言って、辞退すれば良いかと悩む方もいるでしょう。もちろん辞退の意思を伝えた時に、採用担当者からその部分を指摘される可能性も多分にあります。

もしそのように指摘された場合は、「あくまで御社が第一志望だったけれども、就職活動を進めるうちに心境に変化が起こった」というスタンスで「当初は第一希望だった」「他の業界に目覚めた」「自分の本当に目指したい姿が明らかになった」などの言葉を使って答えると、角が立たない返答といえるでしょう。