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転職活動時のメールで注意することは?マナーや基本ルールを解説

転職 メール

転職活動時のメールで注意することは?マナーや基本ルールを解説

転職活動時は応募先の企業とメールでのやり取りが発生します。

面接のアポとりや、面接日程の変更や選考結果の連絡など、いろいろとメールで行うやり取りがあります。

返信するタイミングやビジネスメールの文章など求職者がよく不安に思いがちな点を踏まえて今回は解説していきます。

目次

まずはおさえるべき基本ルール

転職活動時のメールで基本とされているルールは以下の通りです。

簡単なものもありますが、詳細を詳しく解説していきます。

・早く返信する(24時間以内)

・件名・氏名は必ずいれる

・宛先・挨拶・締めくくりをいれる

・簡潔でわかりやすい文章で記載する

早く返信する(24時間以内)

メールの返信が遅いと「志望度が高くないのかな」「仕事でもレスポンスが遅いのかな」と思われてしまう可能性があります。

早く返信がくることで、嫌な気持ちになる人はほとんどいません。

特に採用担当者は多くの求人者と並行してやり取りをしているので、早く返信が来る人の方がいい印象となりやすいです。

基本的にはメールを受信してから遅くとも24時間以内には、返信するようにしましょう。

また、できればその企業の営業時間内に返信するのが望ましいです。

あまりに深夜や早朝では「不規則な生活を送っているのか」と不要な心配を持たれてしまうかもしれません。

件名・氏名は必ずいれる

無題のメールは何のための連絡がわかりづらいので、避けるようにしましょう。

簡単な要件と氏名を記載することで、採用担当者が一目で「この要件で、誰からメールがきたのか」を把握できます。

また相手から来たメールに返信する形の時は「Re」は残しておく方がよいです。

何のメールの返信なのかが一目瞭然だからです。

あまりにも「Re」がふえてきたら消す必要がありますが、基本的には残しておきましょう。

宛先・挨拶・締めくくりをいれる

採用担当者がフランクな人であったとしても、ビジネスメールの形式で送るようにしましょう。

株式会社〇〇

人事部 田中様

いつも大変お世話になっております。

(自分の名前)と申します。

次の面談の日程のご案内ありがとうございます。

頂いた日程で参加させていただきます。

当日は何卒よろしくお願いいたします。

(自分の名前)

〒100-0000

〇〇県〇〇市〇〇1-2-3

電話番号:000‐0000-0000

メールアドレス:twnsyoku_123@gmail.com

簡潔でわかりやすい文章で記載する

一文がだらだらと長く伝わりづらい文章はNGです。

句読点を正しく使い、要件が簡潔に伝わる文章としましょう。

この項目については、ページ下部の例文で詳しく解説していきます。

基本ルール以外での注意ポイント

先述の基本ルール以外にも注意すべきポイントがあります。

・間違った言葉遣いをしていないか

・クッション言葉を適度に使う

・キラキラメールアドレス・業務用アドレスではないか

・絵文字をつかっていないか

間違った言葉遣いをしていないか

普段何気なく使っていますが、実は目上の人へのメール分にはNGな言葉使いがあります。

×「了解です」→〇「承知しました」

×「御社」→〇「貴社」※メールや文章では「貴社」となる。

×「お久しぶりです」→〇「ご無沙汰しております」

キラキラメールアドレス・業務用アドレスではないか

連絡用のアドレスのため、特に指定されているわけではありませんが、顔文字やキャラクター名が入っているキラキラメールアドレスはなるべく使用しないようにしましょう。

幼稚な印象を与えてしまうかもしれません。

また、現職中の会社のメールアドレスを使用するのもやめましょう。

仕事中に転職活動を行っているようなイメージを持たれてしまいます。

また、現職でもメール履歴を万が一、上司に確認された時に、転職活動を行っていることがばれてしまいます。

業務中に転職活動を行っているとされると、トラブルにも発展しますので、現職での社内メールを使うのは絶対に避けるようにしましょう。

絵文字をつかっていないか

ビジネスメールで絵文字をつかうのは避けた方が無難です。

採用担当者と親しい間柄となったとしても、メールは文章のみで誤解を与えやすいツールのため、マナーに沿った文章としましょう。

絵文字や色文字にする等の装飾は使わない方がベターです。

ケース別注意点とメール例文

よくありがちなケースにあわせて注意点と例文を紹介します。

参考にして、メール返信を効率的に行いましょう!

・面接日程の調整のメール

・面接後の感謝のメール

・辞退する際のメール

・内定承諾のメール

面接日程の調整のメール

提示された日程がこちらの都合で参加が難しく、別の日程を提案する場合は複数の日程をこちらから提案するようにしましょう。

株式会社〇〇

人事部 田中様

いつも大変お世話になっております。

(自分の名前)と申します。

次の面談の日程のご案内ありがとうございます。

大変申し訳ございませんが頂いた日程の

参加が難しく、別日程での調整をおねがいできませんでしょうか。

例えば下記日程のいずれかはいかがでしょうか。

・〇月〇日11時~

・〇月〇日14時~

・〇月〇日18時~

以上恐れ入りますが、ご確認お願いします。

(自分の名前)

〒100-0000

〇〇県〇〇市〇〇1-2-3

電話番号:000‐0000-0000

メールアドレス:twnsyoku_123@gmail.com

面接後の感謝のメール

お礼メールを送る際は、面接が終わってすぐや遅くても翌日の選考結果が届く前に送付するようにしましょう。

株式会社〇〇

人事部 田中様

いつも大変お世話になっております。

(自分の名前)と申します。

先日はお忙しいところ、面接のお時間いただきありがとうございました。

面接を通して、お話を聞く中で、より一層志望度が強くなりました。

取り急ぎ、感謝の気持ちをお伝えしたくメールをお送りしました。

今後とも、引き続きよろしくお願いします。

(自分の名前)

〒100-0000

〇〇県〇〇市〇〇1-2-3

電話番号:000‐0000-0000

メールアドレス:twnsyoku_123@gmail.com

辞退する際のメール

選考序盤で辞退する場合は、メールでのお断りの連絡でも問題ないと思いますが、最終面接などの終盤で辞退する場合は、できるだけ電話で直接お断りするようにしましょう。

連絡をせず、無言で辞退することは絶対にないようにしなければなりません。

株式会社〇〇

人事部 田中様

いつも大変お世話になっております。

(自分の名前)と申します。

大変申し訳ございませんが、諸事情により選考を辞退させていただきたく

メールを差し上げました。

お忙しいところ、選考にお時間いただいたにも関わらず

このような勝手なお願いで申し訳ございません。

メールでの連絡となってしまったことを

重ねてお詫び申し上げます。

僭越ながら今後の貴社の益々のご活躍をお祈り申し上げます。

(自分の名前)

〒100-0000

〇〇県〇〇市〇〇1-2-3

電話番号:000‐0000-0000

メールアドレス:twnsyoku_123@gmail.com

内定承諾のメール

内定承諾をする際のメールは返信が遅くなりすぎると辞退されたと思われてしまうので、遅滞なく返信するようにしましょう。

待遇面や給与面で不明点がある場合は、電話でしっかり担当者に確認しましょう。

株式会社〇〇

人事部 田中様

いつも大変お世話になっております。

(自分の名前)と申します。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

心より感謝申し上げ、謹んでお受けいたします。

過去の経験を活かし、1日でも早く戦力として活躍できるよう精進してまいります。

引き続き、今後ともよろしくお願い申し上げます。

(自分の名前)

〒100-0000

〇〇県〇〇市〇〇1-2-3

電話番号:000‐0000-0000

メールアドレス:twnsyoku_123@gmail.com

まとめ

転職活動時のメールについて、ありがちなケース別に注意点を解説しました。

メールのやり取りでも採用担当者になるべくいい印象をもってほしいですね。

迷ってしまうことも多いビジネスメールですが、今回紹介した例文を参考に採用担当者にいい印象を持ってもらえるようなメールを心がけてみてください。

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