近年、転職活動をする上で企業とのメールのやりとりが不可欠です。応募方法によっては、企業にメールでコンタクトをとることから始める場合もあるので、自分の印象をよく見せるためにもマナーや知っておきたいポイントを理解しておきましょう。
今回は、基本の返信構成を例文を取り入れながらご紹介するので、参考にしてみてください。
『転職の返信メールの書き方と例文』でも例文を紹介しております。こちらもご参照ください。
返信する時に重要な５つのポイント
返信するときに重要なポイントは、いくつかあります。知っておかなくては、企業側から「常識がない」と思われてしまうので、必ず守りましょう。
ほとんど、何年間かは社会人経験があるので基本的なマナーは理解しているはずと企業は考えています。きちんと返信するときのコツを把握しておけば、企業への印象も良くなるといえるのです。
しっかりと理解し、転職メールで実践してみましょう。
１.即レス
企業からの連絡に気付いたらすぐにレスが基本です。できれば、別の通知音にしておくとか気付きやすい環境を作っておくと、即確認して即レスできます。
なぜ即レスする必要があるのかというと、転職メールのやり取りは面接の日程を決める、説明会の日程を案内するなど、スケジュールを決める場合が多いからです。友達同士のやりとりとは違い、急ぎの用事があるため、企業からメールが届いています。
普段あまりチェックしない人でも、転職活動中はメールが届いたら即確認するようにします。スケジュールの段取りはすぐに決めたいものなので、早めの行動が基本です。
万一、日程を即座に提案するのが難しい場合はそういった現状を報告します。例えば「現在出先で確認できないため、本日中に再度ご連絡いたします」など、なぜ日程の提案が難しい理由、いつまでに提案できるのかを記載し送りましょう。
時間を置いた返信も、夜中や早朝に送るのはマナーとしてNGです。一般的に応募した企業が営業している時間帯・曜日に返信を送り、もしもメールに気付いた時間が営業時間外であれば、翌日の早めの時間帯に送ってください。
焦って夜中に連絡をしても担当者から返信は来ないです。確認した際に送信時間をみて「常識がない人だな」と感じる理由にもなります。
２.本文は残して返信する
企業は多くの応募者とメールのやりとりをしていて、それぞれ内容も違う場合が多いです。面接日程1つとっても、個人差があるので誰に何を送ったのかを忘れてしまうこともあります。
必ず返信をする際は「Re:」をつけた状態で、件名も自分で変更せずに返信しましょう。面接日程のご提案、説明会日程のご提案など、きちんと「何のメールを送っているのか」が分かるようにしておいてください。
また、返信する際に前回の内容を引用せずに自分の文章からスタートさせる人も多いですが、本文の引用はそのままにして送るものです。引用返信は失礼なのでは？と思うかもしれませんが、ビジネスマナーとして基本なので覚えておきましょう。
さらに転職の場合は、本文を残しておかなければどんな内容を連絡していたのか、面接の日にちなどやりとりがわからなくなるので残すようにしてください。転職メールのマナーは、実際に企業に転職した後もビジネスマナーとして社内メールで活用できます。
３.迷惑メールと思われてスルーされてしまわないよう件名はわかりやすく
せっかくメールを送ったのに、企業から「何のメールかわからない」と読んでもらえなくては意味がありません。件名を無題で送ったり簡単な一文のみで送ったりするのは、絶対に避けましょう。
迷惑メールと勘違いされて読んでもらえないので、件名はわかりやすく記載します。ただ、まるで本文レベルの長い文章を書いても伝わらないので、用件を短く明確に書いてください。
例えば「〇〇の日程について」や「〇〇参加の日程のご連絡」など、パッとみただけでも相手に何の用件でメールを送っているのかが分かるようにつけます。丁寧さを強調する場合は、用件の後ろに自分の名前を記載すると誰からのメールなのかが相手に伝わります。
会社は応募者のメールアドレスをメモリに登録して保管するわけではないので、誰が連絡をくれたのかを一目で分かれば「気遣いができている」と感じられるのです。メールのやりとりは非常に事務的な面が強いですが、ちょっとした気遣いで他の応募者との差をつけられます。
４.署名をつける
署名というのは、メールの最後に自身の氏名・連絡先を記載する文言を指しています。転職メールでもビジネスメールでも、基本的に署名は必ずつけましょう。
会社の人事担当は採用業務以外にも社員の研修や給与関連のことなど、多くの業務を担っています。そのため、毎日膨大なメールをチェックしている可能性が高く、誰からどんなメールを貰ったのか忘れがちです。
そのため、きちんと署名をつけておくと分かりやすく連絡のやりとりができます。署名の方法はさまざまですが、氏名と電話番号のみでも良いですし、メールアドレスも添付しても良いです。
ただ、自分のブログURLや今働いている会社の住所や名前などを署名で利用している場合は、必ず削除してから返信しましょう。
５.改行、余白を作り読みやすくする
ビジネスでメールのやりとりをする際に、決まったルールは設けられていません。しかし、暗黙の了解で決まっているマナーは存在しています。忘れがちなのが、改行や余白についてです。
実はパソコンの電子メールソフトでメールを送る場合、40文字前後で自動改行される可能性があります。そうなると、不自然なタイミングで改行されて、読みにくい文章になる場合も多いです。空白も1文字と換算されるので、レイアウトがおかしなメール文章を書いてしまうと読みにくい返信をしてしまいます。
なので、大体30文字〜35文字程度で改行をすると自分のレイアウト通りにメール文章が作成可能です。パソコンメールの場合、自分が見ている画面と実際に送った画面が相違している場合がほとんどなので、1文の文字数を意識してください。
メールの基本構成と例文
転職メールを含む、ビジネスメールは基本的な構成が決まっています。
- 件名
- 本文｜宛先
- 本文｜挨拶
- 本文｜本題
- 本文｜締め
- 本文｜署名
こうした形式で送るのが一般的なので、それぞれ詳しく例文を含めてご紹介します。
１【件名】
返信をする際、必ず件名はそのままで送りましょう。相手側が一体何のメールに対しての返信なのか、はっきりわからないからです。通常「Re:」が自動でつくため、そのままで返信してください。
勝手に変更してしまうと、迷惑メールと勘違いされる可能性も高いので絶対に変えてはいけません。
２【宛先】
（株）などと省略はせずに「株式会社〇〇」など企業の正式名称を記載しましょう。また、担当者名の前には所属部署や役職も書くと良いです。事前に漢字の確認は入念に行い、名前や部署、役職が間違っていないように注意してください。
もし、部署名や担当者の名前がわからない場合には、氏名の代わりに「採用担当者様」と記載しましょう。
３【挨拶】
いきなり用件を伝え始めるのは、ビジネスマナーとしてNGです。必ず「お世話になっております」もしくは「この度、応募させていただいた〇〇です。よろしくお願いいたします」といった、挨拶を添えてください。
ただ、最初の挨拶があまりにも長くなってしまうというのもNGなので、簡単で大丈夫です。万一、在職中であれば冒頭で自身が所属している勤務先の社名・役職名などの記載は無しで問題ありません。
４【本文】
挨拶の後、改行を行い、本題を作成します。本題は、必ず結論からスタートしてください。面接日程を決めたいのであれば「面接ですが〇月〇日、◯月〇日であれば時間帯関係なく可能です」など、何が言いたいのかをすぐに伝えましょう。
簡単な内容であれば気にしなくても良いですが、もしも長くなりそうな場合は改行や段落分けを積極的に使って相手が読みやすくなるように工夫を行ってください。あまりにも改行を使いすぎると逆に読みにくくなるので、適宜改行することを意識しましょう。
５【締め】
本題を作成し終えた後、すぐに署名となると感謝の気持ちが表現できていません。そのため「お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」「お手数お掛け致しますが、何卒よろしくお願いいたします」など、冒頭の挨拶とは全く違う書き方が必要です。
締めの挨拶は、メールの内容によっても変化をさせる必要があるので、十分に注意してください。
６【署名】
署名に書くべきポイントは「名前・住所・電話番号・メールアドレス」の順で記載することです。適宜「名前・電話番号」「名前・電話番号・メールアドレス」など、必要な部分だけを署名に記載するという考え方もOKだといえます。
署名を記載する場合は「-」や「＝」など記号で装飾を行い、本文と署名に差をつけましょう。
シーン別
転職メールは、単純に相手からの質問に答えるだけではありません。それぞれのシーンによって返信の内容が違うので、例文を交えながら解説していきます。
会社から候補日を指定され承諾する場合
最も多いシーンとしては、面接や説明会など企業へ訪れる日程を決める際に、候補日を提示された場合です。一般的に複数の日程を提案されて、自分が選択する場合と相手から候補日を指定される場合です。
特に問題がない場合は、以下の例文を参考にして返信しましょう。
【件名】Re：（受け取ったメールの件名）
株式会社◯◯
◯◯部 □□課
課長 △△様
お世話になっております。
（苗字 名前）です。
このたびは、一次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
いただいた日程の中から、下記でお伺いさせていただけますでしょうか。
日時／○月○日（○曜）00：00～
お忙しい中、恐れ入りますが
当日は何卒よろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーー
苗字 名前
〒000-0000
○○県○○市○○町１丁目００番地
TEL／000-0000-0000（自宅／00-0000-0000）
MAIL／myouji.namae@xx.ne.jp
ーーーーーーーーーーーー
指定された候補日と日程が合わず、調整をお願いする場合
提案してくれた候補日のどれとも日程が合わずに、再度調整をお願いする場合もあります。非常に言いにくいかもしれませんが、在職しながら転職活動をしている人は、意外に多いシーンだと言えるでしょう。
調整依頼をする場合は、自分が可能な日程を最低でも3つ伝えます。以下の例文を参考にしてください。
【件名】Re：（受け取ったメールの件名）
株式会社◯◯
◯◯部 □□課
課長 △△様
お世話になっております。
（苗字 名前）です。
このたびは、一次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
こちらの都合で大変申し訳ありませんが、提示いただいた日程だと〇〇の予定がはいっているため、以下日時で再度ご調整いただくことは可能でしょうか？
日時／○月○日（○曜）00：00～、○月○日（○曜）00：00～、○月○日（○曜）00：00～
お忙しい中、ご迷惑おかけし申し訳ございません。
何卒ご検討のほどよろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーー
苗字 名前
〒000-0000
○○県○○市○○町１丁目００番地
TEL／000-0000-0000（自宅／00-0000-0000）
MAIL／myouji.namae@xx.ne.jp
ーーーーーーーーーーーー
すでに決定した候補日を変更してもらいたい場合
最初は都合が良かった日程でも、後々仕事が入ってしまった、家庭の都合で行けなくなった場合、日程の変更をしてもらう必要があります。自分の都合で再調整してもらうのは、非常に心苦しいかもしれませんが、丁寧なメールを送ることで印象が悪くなることを避けられるでしょう。
当然ですが、すでに決定していた候補日が翌日や当日であれば、メールではなくて電話で直接連絡してください。例文は以下となります。
【件名】Re：（受け取ったメールの件名）
株式会社◯◯
◯◯部 □□課
課長 △△様
お世話になっております。
（苗字 名前）です。
先日ご調整いただきました〇月〇日の面接ですが、〇〇が急遽入ってしまったため、貴社にお伺いすることが難しいです。
大変申し訳ございません。
急に勝手なお願いで申し訳ないのですが、以下の日程で面接を再度調整いただけないでしょうか。
日時／○月○日（○曜）00：00～、○月○日（○曜）00：00～、○月○日（○曜）00：00～
こちらの都合でいきなり再調整をお願いし、大変申し訳ありません。
何卒、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーー
苗字 名前
〒000-0000
○○県○○市○○町１丁目００番地
TEL／000-0000-0000（自宅／00-0000-0000）
MAIL／myouji.namae@xx.ne.jp
ーーーーーーーーーーーー
自分から候補日を送る場合
面接日を決める際に、相手から候補日を提示されるのではなくて「〇月〇日〜〇月〇日の間でご都合のよい日時をご連絡ください」と言われる場合もあります。そういった場合は、基本的に応募者の都合の良い日時を設定可能です。
しかし、候補日を1日しか設定しない、時間をピンポイントにするなどは失礼にあたるので避けてください。〇時以降など企業が選択できるゆとりを持たせるようにします。例文は以下です。
【件名】Re：（受け取ったメールの件名）
株式会社◯◯
◯◯部 □□課
課長 △△様
お世話になっております。
（苗字 名前）です。
このたびは、一次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接の機会を頂き、感謝いたします。
以下、面接の希望日を送ります。
日時／○月○日（○曜）00：00～、○月○日（○曜）00：00～、○月○日（○曜）00：00～
お忙しい中恐れ入りますが、何卒ご検討のほどよろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーー
苗字 名前
〒000-0000
○○県○○市○○町１丁目００番地
TEL／000-0000-0000（自宅／00-0000-0000）
MAIL／myouji.namae@xx.ne.jp
ーーーーーーーーーーーー
履歴書などの書類を添付して送る場合
履歴書をメールに添付する場合、必ずセキュリティ対策を行いましょう。個人情報が記載されているため、閲覧者限定のクラウドストレージサービスを利用するなどしてください。
セキュリティ対策も行わずに送信すると、意識が低い人だと思われてしまうので十分に考慮しましょう。また、履歴書を送るよう指示があった際は、すぐに送るようにすることも重要です。以下、例文となります。
【件名】Re：（受け取ったメールの件名）
株式会社◯◯
◯◯部 □□課
課長 △△様
お世話になっております。
（苗字 名前）です。
履歴書送付につきまして、承知しました。
セキュリティを考慮した上で念のため、お送りする方法につきましてお知らせします。
（使用したクラウドサービス）にアップロードしておりますので、共有させていただきました。
万一、ご指定の方法がございましたら変更させていただきますので、ご教示いただきますようお願いいたします。
お忙しい中お手数ですが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーー
苗字 名前
〒000-0000
○○県○○市○○町１丁目００番地
TEL／000-0000-0000（自宅／00-0000-0000）
MAIL／myouji.namae@xx.ne.jp
ーーーーーーーーーーーー
面接後のお礼のメールを送る場合
面接が終了した後、結果待ち状態となるので再度企業にメールを送る必要を感じないかもしれません。確かに面接結果に大きな影響はないですが、面接後のお礼メールを送るとグンと企業から好感度は違います。
基本的に丁寧な人だと思われるので、送っておいて損はありません。ポイントは、他の転職メールとは違って件名を自身で変更することです。以下、例文となります。
【件名】〇月〇日 中途採用面接のお礼(苗字 名前)
株式会社◯◯
◯◯部 □□課
課長 △△様
お世話になっております。
本日中途採用面接をしていただきました（苗字 名前）です。
お忙しい中、面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
〇〇様から、事業内容や職場の雰囲気、この先のビジョンなどのお話を聞けて、貴社で仕事がしたいという気持ちが強くなりました。
面接のお礼をしたく、メールを送らせていただきました。
末筆ながら、貴社のますますのご発展とご活用をお祈り申し上げます。
ーーーーーーーーーーーー
苗字 名前
〒000-0000
○○県○○市○○町１丁目００番地
TEL／000-0000-0000（自宅／00-0000-0000）
MAIL／myouji.namae@xx.ne.jp
ーーーーーーーーーーーー
辞退の連絡をする場合
他から内定がもらえた、応募後に会社へ不安を抱いているなど、さまざまな事情で面接を辞退するケースもあります。言いにくいですが、必ず連絡はしましょう。
企業は面接や採用担当者が日程を調整して、面接を決めています。絶対に連絡なしでそのままにするのはやめてください。辞退の連絡をする場合は、詳しい理由を伝える必要はありません。以下、例文となります。
【件名】Re：（受け取ったメールの件名）
株式会社◯◯
◯◯部 □□課
課長 △△様
お世話になっております。
（苗字 名前）です。
このたびは、一次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変申し訳ありませんが、こちらの一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お時間を割いていただいていたにもかかわらず、ご迷惑をおかけし大変申し訳ありません。
末筆ながら、貴社の発展とご活躍をお祈り申し上げます。
ーーーーーーーーーーーー
苗字 名前
〒000-0000
○○県○○市○○町１丁目００番地
TEL／000-0000-0000（自宅／00-0000-0000）
MAIL／myouji.namae@xx.ne.jp
ーーーーーーーーーーーー
よくある質問
転職活動をしていてスカウトが来たらどう返したらいいか、という疑問を持つ人が多いです。サイト経由で仕事を探している場合、企業側が1つ1つの内容を確認している、というよりも希望にマッチした人に一括送信されています。中には個人宛に送られている場合もありますが、件数的には少ないです。
なので、あまり重く受け止めずにスカウトメールを確認して、興味があるなと思えば、返信して詳細を確認しましょう。他の求人に応募しているからといって、1つしか受けられないという訳ではないので、気になる求人にはどんどん応募しましょう。
基本的に返信不要ですが、個人宛に送っているスカウトの場合は、採用担当者やエージェントから送られています。そのため、応募するしないに限らず返信してください。
減点対象となる返信メールの特徴３つ
では減点となるメールの特徴はどのようなものになるのでしょうか。
メールアドレスが与える印象
自分で使っているメールアドレスで転職メールのやりとりを行いますが、若い子のようなキラキラしたメールアドレスでは送らないようにしたほうが無難です。現在在籍している会社のメールアドレスを使うのもNGなので、Gmailのような一般的なアドレスにしましょう。
チャラチャラしたアドレスで送ると、公私混同する人だなと感じられるので避けるのが無難です。
過度な装飾をつけてしまう
相手に読みやすく、そして伝わりやすい文章を心がけた際に、例えば文字色を変えたり、音符や星マークなどを使用するのは好ましくありません。あくまで、ビジネスメールですので、シンプルに句読点のみで文章を作成しましょう。
友達に送るメールではないので、好き勝手書かないようにします。普段のメールと大差ない文章を送ると、企業からビジネスメールの理解がないと悪い印象を受けるので注意してください。
正しい敬語を使えていない
ビジネスメールを送る際、最も難しいのは言葉遣いです。友達とのやりとりではなく、大人同士のやり取りなので、しっかりと敬語が使えてないといけません。
意外に正しい敬語が使えない人も多く、認識違いという場合も多いです。例えば「了解です」というのは目下の人に言う言葉なので、使ってはいけません。目上の人に送る場合は「かしこまりました、承知しました」が基本だといえます。
そのほかにも「見ました」ではなく「拝見しました」が正しいですし「御社」ではなく「貴社」が正しいです。特に御社と貴社は誤りがちなので、注意しましょう。正しい敬語を使って、大人の文章を心がけてください。
企業から返信がこないときはこうしよう
転職メールで返信をした際に、全く採用担当者から連絡がこないというケースも少なくありません。相手によっては「〇日まで返信いたします」と予定日を教えてくれる場合もあるので、返信予定日を過ぎて3日程度経っても連絡がなければ、再度メールを送ってみてください。
返信予定が決まっていなければ、返信後1週間くらい経っても返信がない場合、再度連絡をしてみましょう。企業によっては、多数の応募があってなかなか連絡できなかったり、迷惑メールフォルダに移動していたりで気付かないばあいもあるため、再連絡は失礼ではありません。
営業時間帯に件名を変えず「先日面接希望日を記載したメールを添付しておりますが、その後いかがでしょうか」といった書き方で、柔らかい印象になるように注意してください。
まとめ
転職メールの返信をする際のポイントやシーン別の返信例文をご紹介しました。ビジネスメールは、普段利用しているメールやLINEとは違うので知らぬ間にマナー違反をしている可能性もあります。
せっかく面接の機会を得られるのに、メールのマナーが悪くて印象を落としてしまうのはもったいないです。今回お伝えした例文やポイントを参考にしていただき、スムーズな転職活動を行ってください。
